Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?

Un logiciel GED (Gestion Électronique de Documents) est un outil qui permet de dématérialiser, organiser, stocker, sécuriser et gérer l’ensemble des documents d’une organisation. Il facilite la recherche d’informations, améliore la productivité et garantit la conformité réglementaire (RGPD, archivage légal, normes ISO).

Objectifs d’un logiciel GED

• Centraliser les documents dans une base unique.
• Automatiser le classement et la recherche grâce à l’indexation et aux métadonnées.
• Réduire les coûts liés au papier et à l’impression.
• Sécuriser l’accès aux informations sensibles.
• Optimiser la collaboration entre les équipes.

Fonctionnalités principales

• Numérisation et import des documents (factures, contrats, devis).
• Indexation automatique pour retrouver rapidement les fichiers.
• Gestion des versions et traçabilité des modifications.
• Workflow documentaire : validation et circuit d’approbation.
• Archivage sécurisé et conforme aux normes légales.
• Accès multi-utilisateurs avec gestion des droits.

Avantages pour les entreprises

• Productivité accrue grâce à la recherche instantanée.
• Sécurité renforcée avec un contrôle des accès et l’historique des actions.
• Conformité réglementaire assurée (RGPD, facturation électronique).
• Collaboration facilitée grâce au partage en temps réel.
• Réduction des coûts liés à la gestion papier.

Exemple de solution GED : DeeOps

Parmi les solutions disponibles sur le marché, DeeOps se distingue comme un logiciel ERP intelligent intégrant un module GED. Conçu pour les PME et ETI, DeeOps permet de centraliser les factures, contrats, relevés bancaires et documents administratifs dans un espace unique, sécurisé et interconnecté avec les autres modules (comptabilité, gestion commerciale, trésorerie).
Grâce à son moteur OCR et à l’intelligence artificielle intégrée, DeeOps automatise l’indexation des documents, simplifie les workflows de validation et garantit la conformité légale (Chorus Pro, Factur-X).
Plus qu’une GED classique, DeeOps offre une vision globale de la gestion documentaire reliée aux processus financiers et opérationnels.