La facturation électronique, ou e-invoicing, bouleverse la gestion financière des entreprises. Loin du simple PDF envoyé par e-mail, elle repose sur des formats de données structurés (XML, UBL, Factur-X…) qui permettent une intégration automatique dans les systèmes comptables et fiscaux.
Avec la généralisation prévue en France entre 2024 et 2026, chaque dirigeant et responsable financier doit anticiper ce changement pour être conforme et gagner en efficacité.

Qu’est-ce que l’e-invoicing ?

L’e-invoicing est un processus par lequel une facture est émise, transmise, reçue et archivée au format numérique structuré, lisible automatiquement par les logiciels comptables et compatible avec les réglementations fiscales.
Contrairement au PDF classique, ce format contient des données exploitables qui facilitent la vérification, l’archivage et le suivi des paiements.

Comment fonctionne l’e-invoicing ?

Le parcours d’une facture électronique se déroule en plusieurs étapes :

Création

La facture est produite par un logiciel de gestion (ERP ou plateforme SaaS) capable de générer des fichiers conformes aux standards exigés (ex. Factur-X en France).

Transmission

Elle circule via :
Le Portail Public de Facturation (PPF) comme Chorus Pro ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée.

Validation

Les données clés (montants, TVA, destinataire, délais) sont contrôlées pour éviter les erreurs avant validation.

Réception

La facture arrive directement dans le système comptable du client sans saisie manuelle.

Archivage

Elle est conservée pour la durée légale (jusqu’à 10 ans en France) avec des garanties d’intégrité et un horodatage sécurisé.

Les avantages clés de l’e-invoicing pour les entreprises

  • Sécurité et conformité : respect des obligations fiscales, réduction des risques d’erreurs et de fraude.
  • Réduction des coûts : plus de frais d’impression, d’affranchissement ou de saisie manuelle.
  • Gain de temps : traitement automatisé, rapprochement rapide avec les commandes et accélération des paiements.
  • Traçabilité : contrôle total sur le parcours de la facture et ses validations.
  • Amélioration de la trésorerie : délais de paiement réduits et meilleure visibilité sur la santé financière.

Cadre légal et calendrier de déploiement

En France

  • 2024 – 2026 : obligation progressive pour toutes les entreprises de passer à la facturation électronique.
  • Les sociétés devront utiliser soit le Portail Public de Facturation (PPF), soit une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée par l’État.
  • Objectif : simplifier la TVA, lutter contre la fraude et moderniser les échanges B2B.

En Europe

  • Italie a été pionnière avec sa plateforme FatturaPA obligatoire depuis 2019.
  • Espagne, Allemagne, Pologne : obligations déjà en place ou en préparation.
  • L’Union européenne veut harmoniser ces systèmes pour fluidifier les échanges transfrontaliers.

Les formats standards à connaître

  • Factur-X (France) : format hybride combinant PDF et données XML.
  • UBL (Universal Business Language) : norme internationale très répandue.
  • FatturaPA : utilisé en Italie pour les échanges avec l’administration et les entreprises.

Bonnes pratiques pour réussir la transition vers l’e-invoicing

  1. Évaluer vos outils actuels
    Vérifiez si votre ERP ou logiciel de facturation peut émettre des factures électroniques conformes.
  2.  Automatiser les processus
    Réduisez les saisies manuelles pour gagner en fiabilité et rapidité.
  3. Sécuriser l’archivage
    Choisissez une solution qui garantit l’intégrité, l’horodatage et l’accessibilité sur toute la durée légale.
  4.  Former vos équipes
    Sensibilisez vos services comptables, financiers et IT pour assurer une adoption fluide.
  5.  Anticiper la réglementation
    Préparez dès maintenant vos flux pour être conforme avant la date limite de 2026.

Impact sur la performance des entreprises

  • Jusqu’à 60 % d’économies sur le coût de traitement d’une facture.
  • Délais de paiement réduits de 30 % grâce à un suivi automatisé.
  • Moins de litiges et de retards grâce à une meilleure qualité des données.

L’adoption précoce de l’e-invoicing permet d’améliorer la trésorerie, d’optimiser les processus internes et d’accroître la compétitivité.

Questions
Fréquemment
Posées

L’e-invoicing remplace-t-il les factures PDF ?

Oui, le PDF seul ne sera plus suffisant : il faut des fichiers structurés compatibles avec les systèmes comptables et fiscaux.

Est-ce obligatoire pour toutes les entreprises ?

Oui, la réforme française rendra l’e-invoicing obligatoire pour toutes les entreprises B2B d’ici 2026.

L’e-invoicing est-il sécurisé ?
Oui, il garantit la traçabilité, l’intégrité et un archivage légal.
Puis-je continuer les factures papier ?

Non, elles ne seront plus conformes une fois l’obligation généralisée.

Faut-il un logiciel spécifique ?
Oui, il doit être compatible avec les formats officiels et connecté au PPF ou à une PDP certifiée.