Le logiciel de gestion des notes de frais
Avec DeeOps, digitalisez vos notes de frais, automatisez les validations et maîtrisez vos dépenses en temps réel. Une solution ERP intelligente pensée pour les PME et ETI.
Prenez une photo du justificatif, laissez l'OCR extraire le montant et la TVA, validez en un clic : chaque note porte son demandeur, sa catégorie, son compte comptable et son statut. Le remboursement suit, sans ressaisie.
Digitalisez et automatisez le traitement des dépenses professionnelles
Un logiciel de gestion des notes de frais permet aux entreprises de digitaliser et d'automatiser le traitement des dépenses professionnelles (transport, hébergement, repas, fournitures, etc.). Contrairement aux fichiers Excel chronophages et sources d'erreurs, DeeOps centralise l'ensemble du processus.
- Collecte des justificatifs : centralisez tous vos justificatifs.
- Validation selon la politique interne : respectez vos règles.
- Intégration comptable : automatique et sans ressaisie.
- Remboursement rapide : simplifiez le processus pour vos collaborateurs.
Les enjeux de la gestion des notes de frais.
Digitalisez et automatisez le traitement des dépenses professionnelles pour gagner en efficacité, réduire les erreurs et simplifier le remboursement de vos collaborateurs.
Simplification du quotidien
Réduire les tâches manuelles et simplifier le quotidien des collaborateurs.
Remboursement accéléré
Accélérer les remboursements pour améliorer la satisfaction interne.
Contrôle des coûts
Contrôler les coûts en temps réel et éviter les fraudes.
Conformité légale
Assurer la conformité légale avec un archivage probant et sécurisé.
Centralisation ERP
Centraliser l'information dans un ERP unique relié à la comptabilité et à la trésorerie.
Visibilité et pilotage
Améliorer la visibilité des dépenses et piloter la performance financière en temps réel.
Simplifiez et automatisez vos notes de frais avec DeeOps.
Avec DeeOps, digitalisez vos notes de frais, réduisez les erreurs et simplifiez le remboursement de vos collaborateurs tout en gardant un contrôle total sur vos dépenses.
Création automatique et gestion des frais de déplacement
Gérez vos frais de déplacement en toute simplicité avec des outils automatiques et intelligents.
- Photo du justificatif : ou import de fichier PDF.
- OCR intelligent : extraction automatique du montant, de la TVA, de la date et de la catégorie de dépense.
- Prise en charge des cartes affaires : avec remontée automatique des frais.
- Calcul automatique : des indemnités kilométriques selon les barèmes en vigueur.
Validation et contrôles intelligents
Validez et contrôlez vos notes de frais en toute simplicité avec des workflows personnalisés et des contrôles automatiques.
- Workflow de validation personnalisé : manager, comptabilité, direction financière.
- Validation ou refus en 1 clic : sur mobile ou ordinateur.
- Plafonds et seuils : selon la politique interne.
- Contrôles automatiques : TVA, doublons, anomalies et détection des fraudes.
Notes de frais dématérialisées et archivage sécurisé
Dématérialisez vos notes de frais et archivez-les de manière sécurisée et conforme à la législation.
- Zéro papier : archivage électronique à valeur probante.
- Conservation légale : 10 ans dans un coffre-fort numérique sécurisé.
- Recherche multicritères : retrouvez facilement un justificatif archivé.
- Remboursements accélérés : processus 100 % digitalisé.
Ce que vos équipes y gagnent.
Tout pour maîtriser vos notes de frais au quotidien.
Digitalisez vos justificatifs, automatisez les validations et pilotez vos dépenses grâce à des outils conçus pour les PME et ETI.
Tableau de bordPilotez vos dépenses en temps réel
Dépenses approuvées, notes en attente, rejets et remboursements à venir : vos indicateurs clés sont visibles d'un coup d'œil. Suivez le nombre de notes validées par mois, la répartition par type de dépense et le délai moyen de validation face à votre objectif.
- ✓ Dépenses approuvées
- ✓ Notes en attente
- ✓ Remboursements à venir
Notes de fraisDu brouillon à l'approbation
Chaque collaborateur crée sa note en quelques secondes et suit son statut : brouillon, en attente ou approuvée. Le détail de chaque dépense (catégorie, HT, TTC, TVA, devise, mode de règlement) est accessible en un clic.
- ✓ Création en quelques secondes
- ✓ Statut en temps réel
- ✓ Détail de chaque dépense
Notes à validerValidez ou refusez en un clic
Managers et comptables retrouvent toutes les notes à traiter, avec le demandeur, le montant et le type de dépense. Filtrez, triez et validez ou refusez en un clic.
- ✓ File par demandeur
- ✓ Filtres et tri
- ✓ Validation ou refus en un clic
Types de notesTypes, catégories, comptes comptables
Définissez vos types de notes (mission, formation, représentation, urgence…), vos catégories de dépenses (visas, train, taxi, restauration…) et leurs comptes comptables associés.
- ✓ Types de notes personnalisables
- ✓ Catégories de dépenses
- ✓ Comptes comptables reliés
Barèmes kilométriquesPuissances, distances, montants
Paramétrez vos barèmes par puissance fiscale du véhicule (3 CV à 7 CV et plus), distance minimale et maximale, montant par kilomètre et montant fixe ajouté.
- ✓ Puissances véhicules paramétrables
- ✓ Barèmes par tranche de distance
- ✓ Calcul automatique des indemnités
Règles & plafondsVotre politique appliquée automatiquement
Plafond repas, limite d'hébergement, contrôle des distances kilométriques, montant global annuel ou justificatif obligatoire : créez vos règles, ciblez une note ou une dépense, et DeeOps les contrôle pour vous.
- ✓ Plafonds par catégorie
- ✓ Contrôles automatiques
- ✓ Règles ciblées par note ou dépense
Pourquoi choisir DeeOps pour vos notes de frais ?
Digitalisez et automatisez le traitement des dépenses professionnelles pour gagner en efficacité, réduire les erreurs et simplifier le remboursement de vos collaborateurs.
Opérationnel rapidement, accompagné à chaque étape
De la première note de frais saisie au premier remboursement, vous n'êtes jamais seul : configuration, reprise de vos données, formation de vos équipes — tout est prévu pour que la solution soit adoptée vite.
Cadrage
Revue de votre politique de dépenses, catégories et circuits de validation.
30 minReprise des données
Import des collaborateurs, catégories, barèmes et comptes comptables existants.
1 à 2 joursParamétrage & formation
Types de notes, règles et plafonds, formation des managers et comptables.
2 sessionsLancement
Ouverture aux collaborateurs et suivi des premières semaines.
Jour 7Complétez votre solution Notes de frais
Néo, l'agent prédictif
- Alertes sur les notes en attente prolongée
- Détection d'anomalies et de doublons
- Prévisions de dépenses par service
Trésorerie & reporting
- Remboursements et flux de trésorerie
- Dépenses par service et par collaborateur
- Indicateurs d'absentéisme et de coûts
Facturation 2026
- Factures et avoirs au format Factur-X
- Transmission Chorus Pro
- Numérotation et mentions par société
Questions sur la gestion des notes de frais
Les réponses aux principales questions des dirigeants, DAF et responsables administratifs.
Comment fonctionne la reconnaissance automatique (OCR) des justificatifs ?
Avec DeeOps, il suffit de prendre une photo d’un ticket ou de l’importer en PDF. La technologie OCR identifie automatiquement les montants, dates et TVA, ce qui évite la saisie manuelle et réduit les risques d’erreurs.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des notes de frais ?
Un logiciel comme DeeOps permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’améliorer la conformité fiscale. Il offre aussi une visibilité en temps réel sur les dépenses, pour mieux maîtriser vos coûts et accélérer les remboursements aux collaborateurs.
Un logiciel de gestion des notes de frais est-il sécurisé et conforme ?
Oui. DeeOps propose un archivage électronique à valeur probante, conforme au RGPD et aux obligations fiscales. Les justificatifs sont conservés de manière sécurisée pendant 10 ans et disponibles en cas de contrôle URSSAF ou fiscal.
Est-ce que DeeOps est adapté aux PME et ETI ?
Absolument. DeeOps est conçu pour répondre aux besoins des PME et ETI : simplicité d’utilisation, paramétrage flexible, intégration avec la comptabilité et la trésorerie. Son approche modulaire permet de s’adapter à la taille et aux contraintes de chaque organisation.
Peut-on paramétrer des règles internes dans DeeOps ?
Oui, DeeOps permet de définir des plafonds de dépenses, des workflows de validation et des contrôles automatiques. Cela garantit le respect de votre politique interne et réduit les fraudes.
Prêt à simplifier vos notes de frais ?
Prenez une photo, validez en 1 clic, et laissez l'IA gérer le reste : OCR intelligent, archivage sécurisé et remboursements rapides. Avec DeeOps, dites adieu aux tâches manuelles et gagnez en productivité.